Online-Verhandlungen – Teil 2: Die Kommunikation hat eine andere Dynamik

Was sich in Online-Verhandlungen gegenüber Präsenzverhandlungen ändert, dazu habe ich meine wichtigsten Erfahrungen & praktischen Tipps zusammengestellt.

Letzte Woche gab es zu lesen:
Teil 1: Die Technik macht den Unterschied
Wer diesen Artikel nachlesen möchte, findet ihn hier.
Heute Teil 2 dieser Reihe, und kommende Woche folgt:
Teil 3: Wichtig für das Team und bei mehreren Parteien

Durch die Technik ergibt sich durchaus Änderungen in der Art der Kommunikation, den auftretenden Dynamiken, und das hat Auswirkungen auf Rhetorik und Taktik. Schauen wir uns einige Detail dazu an. Die ein oder andere Erkenntnis oder Empfehlung dürfte Sie sicher überraschen:

Vorsicht bei der Rahmensetzung von Verhandlungen:

Haben Sie alle Beteiligten im Visier?
Rechnen Sie auch damit, dass Einladungen weitergegeben werden, oder sich Personen in Räume einwählen, die Ihnen nicht bekannt sind. Die Tatsache, dass jemand nicht bildlich zu sehen, heißt nicht, dass diese sie nicht gesehen / gehört wird bzw. Informationen mitnehmen kann. Stellen Sie unbedingt sicher, dass Ihnen alle Teilnehmer der Session bekannt sind, und sorgen sie im Zweifel für eine Vorstellung der Beteiligten.

Da Termine meist über Online-Reservierungen zustande kommen, sind Verhandlungszeiten noch häufiger als sonst limitiert. Was die Dauer einzelner Verhandlungsrunden angeht, empfehle ich keine Runde für mehr als zwei Stunden anzusetzen. Spätestens dann lässt die Konzentration dramatisch nach. Die Erfahrung zeigt, dass die Aufmerksamkeitsspanne in der Online-Welt doch sehr reduziert ist.
Daneben zeigt die Erfahrung, dass Verhandlungen online schneller und effizienter sind als entsprechende Präsenz-Termine.

Verhandlungspausen sind in Online-Verhandlungen kaum realisierbar bzw. realistisch. Tatsächlich ist dies einer der Gründe, dass in Online-Verhandlungen die Neigung deutlich grösser ist, die Runde zu vertagen oder zu verschieben, zumal faktisch Reisezeiten in der Zeit von Lockdown und dauerhaftem Homeoffice ignoriert werden können. Ein weiterer Grund für die Häufigkeit der Abbrüche:

Die Beziehungsebene, der Rapport leidet:

Über physische Entfernung und Bildschirmansicht sehen Sie nicht immer jeden der Gesprächsteilnehmer, und gleichzeitig ist die Wahrnehmung über Mimik und Gestik eingeschränkt. Das macht den persönlichen Beziehungsaufbau schwieriger. Investieren Sie also an dieser Stelle durchaus etwas mehr Zeit.
Wahrscheinich ist dies auch der Grund, dass ein „Nein“ in virtuellen Verhandlungen einfacher über die Lippen kommt. Mich hat diese Erkenntnis zunächst überrascht, es ist aber durchaus nachvollziehbar, dass mit wachsender Distanz Ablehnung einfacher fällt.
Wie kann das verhindert werden? Überlegen Sie gut, wie Sie Ihre Vorschläge begründen, um Ablehnung zu vermeiden. Nutzen Sie passendes Framing, adaptieren Sie die Argumentation anhand der  Entscheidungskriterien Ihres Gegenübers, und kommen Sie rechtzeitig zum Punkt. Wenn Sie sich fragen, wie sie das am besten machen, lesen Sie am besten in meinem Buch „Verhandeln mit Empathie und Strategie“ nach.

Meine weiteren Empfehlungen für die Kommunikation:

Gute Kommunikation oder Weiterkommen in einer Verhandlung online sind nahezu unmöglich, wenn mehrere Personen gleichzeitig sprechen. Geben Sie sich daher ausreichend Zeit. Klären Sie Reihenfolge der Wortmeldungen, lassen Sie ihr Gegenüber aussprechen, und arbeiten Sie im Zweifel mit Handzeichen, optisch oder über eine Funktion der Web-Plattform.
Auch wenn Sie einwenden mögen, das sei doch immer der Fall, achten Sie in Web-Meetings besonders darauf. Überprüfen Sie immer wieder das wechselseitige Verständnis, fragen Sie nach und fassen Sie regelmäßig zusammen.

Wenn Sie Bildschirm / Präsentation der Informationen teilen, checken Sie, was von Ihrem Bildschirm oder PC zu sehen ist. Ich meine damit nicht nur den Desktop-Hintergrund, sondern auch, ob Ihr Gegenüber das sieht, was Sie meinen. Der Klassiker: Sie präsentieren Ihre Powerpoint-Präsentation und hören nach 10 Minuten: „Sollten wir eine Folie zu dem sehen, was Sie da gerade ausführen?“
Für Zusammenfassungen von Ergebnissen eignen sich in der Online-Welt übrigens sehr gut Whiteboards oder gemeinsame, geteilte Dokumente. Ein echter Vorteil eines virtuellen Treffens.

Abschließend für heute etwas, das Sie sicher kennen, oder schon erlebt haben:
Sie sind bei eingeschalteter Kamera jederzeit sichtbar und auch noch hörbar solange das Micro nicht deaktiviert ist. Es ist leicht zu vergessen, wenn man doch alleine und nicht in einem Meeting sitzt…

Mehr dazu kommende Woche an gleicher Stelle. In der Zwischenzeit freue ich mich auf Ihre Kommentare und Erfahrungen. Schreiben Sie mir gerne hierunter einen Kommentar, hier eine Mail über mein Kontaktformular oder einen Kommentar auf LinkedIn.

© Christoph Kuzinski, 2021