Online-Verhandlungen – Teil 3: Wichtig für das Team und Mehrparteien-Verhandlungen

Im Rahmen dieser Blog-Reihe stelle ich vor, was sich in Online-Verhandlungen gegenüber Präsenzverhandlungen ändert. Dazu habe ich meine wichtigsten Erfahrungen & praktischen Tipps für Verhandlungen auf Web-Plattformen für Sie zusammengestellt.

In den letzten Wochen gab es bereits zu lesen:
Teil 1: Die Technik macht den Unterschied
Wer diesen Artikel nachlesen möchte, findet ihn hier

Teil 2:  Die Kommunikation hat eine andere Dynamik
Diesen Artikel finden Sie hier zum Nachlesen.

In diesem abschließenden Teil 3 möchte ich Ihnen noch weitere Tipps und Empfehlungen für den Fall geben, dass Sie Online im Team oder mit mehreren Parteien verhandeln. Auch diese Dynamik und damit verbundene Kommunikationsmöglichkeiten verändern sich gegenüber Präsenzveranstaltungen.

Vorab: Auch online bleibt es wichtig, als Team richtig zu agieren. Das beginnt mit einer gemeinsamen Vorbereitung, der Zuweisung der Funktionen / Rollen in einer Verhandlung und der Klärung der Interaktion im Vorfeld.

Auch in Online-Verhandlungen ist Ihr Auftritt als Team entscheidend:

Es ist auf den meisten Plattformen aufgrund der Anordnung der Videos nicht automatisch erkennbar, wer zu welcher Seite gehört. Im Gegenteil, die Personen scheinen oft bunt gemischt, und häufig sind die Namen der Teilnehmer nicht oder nicht vollständig erkennbar.
Diese Rahmensetzung fördert aufgrund der Optik einerseits die Neigung zu Kooperation. Andererseits kann sie aber auch (unbewusst) für Irritationen sorgen.
Umso wichtiger ist daher die Vorstellung der Verhandlungspartner.

Wie die Kommunikationsmöglichkeiten innerhalb des Teams sich ändern:

Bedenken Sie: In der Regel sind die Mitglieder eines Teams in einer Online-Verhandlung räumlich voneinander getrennt, und sind nur mit einem Bildausschnitt sichtbar.

Was in Präsenz-Veranstaltungen meist als unhöflich gilt, nämlich über die gesamte Dauer der Verhandlung einen Laptop vor sich zu haben, ist in Online eine Selbstverständlichkeit.
Was ändert sich dadurch?

Sie können Ihre Unterlagen direkt am PC nachlesen, (mit-)bearbeiten und für Präsentationen nutzen. Gleichzeitig können Sie über den Laptop einen weiteren, internen Kommunikationskanal zu den Mitgliedern Ihres Teams eröffnen, um sich unbemerkt intern abzustimmen. Der Austausch über eine kleine Notiz, Blickkontakt oder das Zeigen von Dokumenten wie im Präsenz-Meeting entfällt. So sollten Sie sich der internen Kommunikation online auf andere Methoden einstellen:

Nutzen Sie klare Handzeichen für Wortmeldungen und nutzen Sie andere Kanäle als die Plattform, über die verhandelt wird, als internes Kommunikationstool. Wenn die Verhandlung also beispielsweise über Zoom stattfindet, dann nutzen Sie Teams, WhatsApp oder E-Mail zur internen Kommunikation. Sie wissen nie, ob nicht auch ein privater Chat im Nachhinein auslesbar ist. Und die Gefahr versehentlich an die falsche Person oder den falschen Verteiler die falsche Chat-Nachricht zu schicken, ist einfach zu groß.
Das ist nebenbei einer der Gründe, warum ich Ihnen bei letzter Gelegenheit einen zweiten Rechner empfohlen habe.

Unterlagen die Sie sonst dem Gegenüber zeigen wollten, werden Sie jetzt ebenfalls auf dem Rechner haben. Diese sollten vorher innerhalb des Teams geteilt und allen Teammitgliedern verfügbar sein.

Stellen Sie sich darauf ein, dass Verhandlungspausen in der Online-Welt seltener sind. Trotzdem werden Sie diese zur internen Abstimmung innerhalb eines Teams gelegentlich benötigen. Hierzu bietet sich einerseits die Nutzung von Breakout-Rooms auf der Plattform an, in das sich ein Team begeben könnte. Praktisch habe ich das noch nicht erlebt, da man nie zu 100% sicher sein kann, als Team tatsächlich allein und in „unbeobachteter“ Umgebung zu sein.
Die Erfahrung zeigt, dass im Falle gröberer Abstimmungsnotwendigkeiten innerhalb eines Teams meist andere oder neue Termine eingestellt werden. Gleiches gilt übrigens für die Fortführung von Verhandlungssequenzen in Untergruppen, die abgegrenzte Teilthemen verhandeln.

Trotz mehrerer Parteien die Übersicht behalten:

Bei größeren Runden und je nach Setting auf der Plattform auch nicht sicher sein können, alle Teilnehmer im Blick zu haben. Hier ist also besondere Vorsicht geboten.  Machen Sie auf jeden Fall deutlich wer welche Partei repräsentiert.

Den Überblick zu behalten und die Sequenz der Wortmeldung zu steuern, ist daher auch die zentrale Herausforderung an eine Moderation des Termins. Ich möchte Ihnen eine solche für Mehrparteien-Verhandlungen unbedingt empfehlen.

Zu guten Abschluss noch ein Hinweis zur Erreichbarkeit und Verfügbarkeit höherer Hierarchien und der CXO-Ebene. Meine persönliche Erfahrung aus der Zeit des weit verbreiteten Home-Office: Man bekommt manchen Vorstand viel einfacher an den virtuellen Tisch als einen Termin im Büro. Als große Hilfe High-Level-Gesprächstermine zu bekommen haben sich dabei besonders die sozialen Medien mit Business-Ausrichtung (LinkedIn und XING) erwiesen. Denn in dieser Zeit ist jedes Business-Level und auch die politische Spitze online…

Feedback und Kommentare sind herzlich willkommen. Entweder direkt hier oder über die sozialen Medien wie beispielsweise LinkedIn.

© Christoph Kuzinski, 2021