Online-Verhandlungen – Teil 1: Die Technik macht den Unterschied

Seit März 2020 sind Online-Verhandlungen stark auf dem Vormarsch. Aufgrund der Entwicklung rund um die COVID-19-Pandemie finden Verhandlungen kaum mehr als Präsenz-Verhandlungen statt. Anstelle dessen werden immer mehr Verhandlungen technisch über Software-Tools im Sinne von Kommunikations-Plattformen sind. Dazu zählen MSTeams, Zoom, Webex Meetings, Goto Meeting und eine Reihe weiterer.

Es geht mir in diesem Kontext also NICHT um Online-Verhandlungen im Sinne einer Nutzung von Chat-Bots zur Automatisierung einer Verhandlung, Verhandlungsprozesse über Tender- oder Auktionsplattformen, nur um Missverständnisse gleich im Vorfeld zu vermeiden.

Was sich in Online-Verhandlungen gegenüber Präsenzverhandlungen ändert, habe ich Ihnen in drei Teilen zusammengestellt:

Online-Verhandlungen: Meine wichtigsten Erfahrungen & praktischen Tipps:

Die Technik macht den Unterschied – Teil 1
Was sich erfahrungsgemäß in der Dynamik ändert – Teil 2
Wichtig für das Team und bei mehreren Parteien – Teil 3

Starten wir also hier und heute mit der Technik, und den Fragen und Themen, die Sie sich in diesem Kontext in der Vorbereitung ansehen sollten:

Auswahl der Software:

Es gibt eine Vielzahl von Tools, um Verhandlungen online gestalten zu können. Zentral für die Auswahl der für Sie passenden Software ist:
Was Sie an Funktionen benötigen,
was im Hinblick auf Sicherheit und Datenschutz erforderlich ist, und
ggf. gibt es bereits einen internen „Standard“, der etabliert wurde.

Bei den Funktionen ist das Teilen und ggf. gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten in der Regel innerhalb einer Verhandlung sinnvoll und notwendig. Vorsicht:  Abhängig davon, ob eine Applikation genutzt, oder de Software über einen Browser aufgerufen wird, kann die Funktionalität sich deutlich unterscheiden.

Falls Sie parallele Verhandlungsstränge im Rahmen einer komplexen Verhandlung vorsehen, werden Sie zusätzlich die Funktionalität von Breakout-Räumen benötigen.

Ein häufiges Kriterium zu Auswahl der Plattform ist Sicherheit bzw. Datenschutz. Zoom beispielweise wurde von einigen Firmen aus diesem Grund gemieden, und wird es teilweise heute noch obwohl Zoom in diesem Punkt nachgebessert hat.

Mein Tipp: Stellen sicher, dass die Funktionalität der Software Ihren Anforderungen und internen Regeln genügt, und auch Ihr Gegenüber sie einsetzen kann und darf.

Den Prozess technisch beherrschen

Welche Plattform Sie auch immer nutzen wollen, stellen Sie sicher, dass Sie sie für Ihre Zwecke auch technisch beherrschen. Wie sieht es mit Stabilität der Software, der Verbindung und dem Set-up aus? Wer lädt ein?
Machen Sie sich bewusst, der Einladende („Host“) viel vom Prozess der Verhandlung kontrolliert. Wenn möglich, nutzen Sie diesen Faktor.

Mein Tipp: Überprüfen Sie vor wichtigen und erstmaligen Terminen die Verständigung mit Ihrem Gegenüber (Technik-Check), wenn es sich um größere Gruppen handelt.

Nutzung von Dokumenten und Unterlagen

Die Frage, welche Dokumente Sie in der Verhandlung einsetzen wollen, ist in zweierlei Hinsicht zu verstehen: Einerseits geht es Dokumente, Darstellungen und Vorschläge, die Sie im Verlauf der Verhandlung nutzen wollen, andererseits um gemeinsame Dokumente oder Darstellungen der Gegenseite. Denke Sie daran, die entsprechende Funktionalität Ihrem Gegenüber auch zu „erlauben“.

Ein Wort zu Whiteboards, die als Funktionalität häufig angeboten werden: Die Nutzung ist oft zeitaufwändig. und was immer ich online habe entstehen sehen, war extrem unübersichtlich, erinnerte an das Gekritzel von Vorschulkinder, oder beides. Persönlich würde ich den Einsatz eines Whiteboards nur in Erwägung ziehen, wenn es ein für beide Seiten gut nutzbare Zeichnen-Funktion über Touch-Screen gibt. Anderenfalls erzielt ein (gemeinsames) Dokument oft bessere Wirkung und Resultate.

Mein Tipp: Bereiten Sie nicht nur „Ihre“ Unterlagen und Dateien vor, sondern ggf. auch Templates für die gemeinsame Bearbeitung mit Ihrem Gegenüber.

Was von Ihnen und Ihrem Umfeld zu sehen und zu hören sein wird:

Bedenken Sie, dass der Bildausschnitt, der von Ihrer und der Gegenseite zu sehen ist, deutlich kleiner als im Präsenzmeeting ist. Auch die Nutzung (und Interpretationsmöglichkeit) von Blickkontakt, Mimik und Gestik ist deutlich limitiert.

Für einen guten Bildhintergrund gibt es verschiedene Möglichkeiten: Entweder sie nutzen den realen -dann sollte dieser einen angemessenen professionellen Eindruck hinterlassen, oder stellen eine Leinwand hinter sich auf (Vorsicht Bildausschnitt!). Die Alternative sind technische Lösungen wie virtuelle Hintergründe, also beliebige Bildhintergründe oder Weichzeichner, die den realen Hintergrund verschwommen erscheinen lassen. In der Regel haben die beiden letztgenannten Lösungen den Nachteil, dass Ihre Konturen verschwimmen, was zumindest mein ästhetisches Empfinden stört.
Ins Bild laufende Haustiere und Familienmitglieder wollen Sie sicher vermeiden, auch wenn dies in Tagen des Homeoffice / Homeschoolings doch in der Regel meist für ein verständnisvolles Lächeln sorgt.
Für gute Verständlichkeit empfehle ich Ihnen die Nutzung eines Headsets.

Mein Tipp: Ich nutze regelmäßig einen zweiten Bildschirm oder zweiten Rechner direkt neben meinem Hauptbildschirm für wichtige Unterlagen etc., und für bessere Blickkontakt mit meinem Gegenüber eine externe Kamera, die ich in der Bildschirmmitte platziere.

Wenn das Set-up klar ist, und Sie bitte auch inhaltlich gut vorbereitet sind (!) kann es dann losgehen.Die genannten Punkte der Sichtbarkeit haben direkten Einfluss auf das Geschehen in und rund um die Verhandlung.

Sehen wir uns also in weitere Folge die veränderten Dynamiken im Verhandlungsablauf an. Was ändert sich im Hinblick auf Taktiken, Rhetorik und Vorgehen in einer Verhandlungsrunde online?
Mehr dazu kommende Woche an gleicher Stelle. In der Zwischenzeit freue ich mich auf Ihre Kommentare und Erfahrungen. Schreiben Sie mir gerne hierunter einen Kommentar, hier eine Mail über mein Kontaktformular oder einen Kommentar auf LinkedIn.

© Christoph Kuzinski